La pandemia ha acelerado, no solo la adopción del teletrabajo, sino también el proceso de digitalización y de automatización de procesos en las empresas. Está resultando más fácil conservar los puestos de trabajo en aquellos sectores que pueden trabajar en remoto que otros en los que no es viable como la hostelería, el turismo o el pequeño comercio. Pero, ¿se está viendo reducida la productividad en los casos en que el trabajo se ha visto desplazado a los hogares de los empleados?
Según el informe “The Future of Jobs Report 2020” del World Economic Forum1, el 78 % de los directivos cree que la productividad disminuirá con el modelo de teletrabajo o el híbrido (yendo a la oficina algunos días en semana). Uno de los principales motivos es porque coincide con un periodo de estrés adicional asociado a los riesgos por la COVID-19, por el cuidado de los hijos cuando estos no pueden acudir al colegio o porque las empresas están todavía adaptando su modelo de relación con los empleados en el nuevo entorno de trabajo a distancia.
Trabajar en casa supone un reto para la salud mental y el bienestar. Esa debe ser la prioridad para los líderes ya que, sin una buena salud mental y bienestar de los empleados, el resto de medidas a tomar para que la productividad no disminuya no tendrán efecto. Como ya se mencionaba en este artículo, la felicidad de los empleados hace que estén más positivos, se eleve su energía y sean más creativos. Todo ello redundará en una mayor productividad.
La agenda de los managers está repleta de reuniones, pero hay que evitar saturar la de los makers, por lo que una medida positiva es reducir el número y tiempo de duración de las reuniones con el equipo.
Pero, más allá de que los propios líderes se impliquen en cuidar de su equipo y asegurar cierta estabilidad laboral.
¿Qué puede hacer el empleado para aumentar su productividad teletrabajando?
Evitar distracciones: las distracciones en casa son numerosas, especialmente si no se dispone de un lugar aislado para concentrarse y trabajar. Es fácil caer en la tentación de aprovechar para poner una lavadora. En este artículo se detalla cómo debería ser un espacio adaptado al trabajo desde casa.
Establecer descansos: estos son necesarios y, para continuar con las relaciones sociales tan importantes para el sentido de pertenencia y mantener la cultura de empresa, se pueden aprovechar esos momentos para tomarse un café con los compañeros mediante una videollamada. Uno de los retos para los gerentes es crear sentido de comunidad en la distancia.
Transición entre tareas: el cerebro no está preparado para la multitarea por lo que la transición entre una actividad mental y otra ha de hacerse con una pausa para que no siga pensando en la anterior, lo que supondría una reducción cognitiva en la realización de esa segunda tarea.
Para este propósito, puede ser útil la técnica del tomate: unos 25 minutos de actividad seguidos otros 5 de descanso, a modo de premio, para realizar una actividad sin remordimientos (tomar un café, escribir un mensaje a un amigo, etc.). Con ello, el cerebro se despejará y podrá empezar la siguiente tarea con atención plena.
Planificar: implementar la rutina de planificar el día y anotar todo en la agenda para que, cuando llegue el momento, el cerebro no tenga que estar pensando en qué hacer porque eso puede llevar a la procrastinación y dedicarse a lo que menos esfuerzo mental necesita en vez de a lo necesario. Cuando se refleja en la agenda la intención de implementación, como lo denominan los psicólogos, aumentan exponencialmente las posibilidades de realizar esa tarea. Planificar una tarea hace que se convierta en real, un compromiso consigo mismo.
Cuando se piensa “En algún momento del día haré esto o aquello”, el cerebro lo procesa como algo ambiguo y al cerebro no le gusta la ambigüedad, por lo que es más probable que se dedique a lo que no requiera esfuerzo mental y procrastine. A pesar de que las personas tienen buenas intenciones, a veces no consiguen los objetivos por un fallo al ponerlas en práctica. Las intenciones de implementación son uno de los secretos para alcanzar los objetivos.
Las tareas importantes hay que planificarlas para los momentos más activos, que suele variar de unas personas a otras según el cronotipo.
Diferenciar las tareas: también ayuda el distinguir por colores los diferentes tipos de tareas. Los apoyos visuales ayudan al cerebro. Por ejemplo, las reuniones en un color diferente al de leer y contestar los correos.
Todavía hay poca experiencia acumulada del trabajo en remoto masivo por lo que habrá que ir iterando y mejorando las prácticas, de todas las partes implicadas, para que la productividad vaya aumentando en el nuevo entorno.
BIBLIOGRAFÍA Y ENLACES REFERENCIADOS
https://www.weforum.org/reports/the-future-of-jobs-report-2020#report-nav
